Mijn Gezonde School: selfservice-portaal voor scholen
Het programma Gezonde School wilde scholen beter ondersteunen bij het aanvragen van vignetten en subsidies. Yard ontwikkelde MijnGezondeSchool.nl: een uitgebreid selfservice-portaal waarin scholen zelfstandig hun aanvragen en administratie regelen.
Over Gezonde School
Gezonde School is een initiatief van de overheid en helpt scholen om structureel te werken aan gezondheid en een gezonde leefstijl van leerlingen. Het programma biedt ondersteuning, advies en een kwaliteitskeurmerk in de vorm van vignetten en themacertificaten.
Achter het programma staan organisaties zoals GGD GHOR Nederland, PO-Raad, VO-Raad, MBO-Raad en het RIVM.
De uitdaging: complexe aanvragen en veel handmatig werk
Scholen in het primair, voortgezet en middelbaar beroepsonderwijs moeten voor vignetten en subsidies uitgebreide informatie aanleveren. Dit proces was complex en kostte veel handmatig werk, zowel voor scholen als voor de organisatie.
De uitdaging lag in het ontwikkelen van een platform waarin scholen zelfstandig aanvragen kunnen doen, terwijl beoordeling en administratie efficiënt en gecontroleerd blijven verlopen. Zonder digitalisering zou het proces tijdrovend blijven en moeilijk schaalbaar zijn.
Een selfservice-portaal voor aanvragen en beheer
Mijn Gezonde School is ontwikkeld als centrale omgeving waarin scholen alles rondom gezondheidssubsidies en certificering kunnen regelen. Scholen doorlopen gestructureerde vragenlijsten om een vignet of subsidie aan te vragen, waarna beheerders de aanvraag beoordelen en eventueel feedback geven.
Het platform ondersteunt verschillende trajecten binnen één omgeving. Scholen kunnen werken aan het behalen van een vignet, gebruikmaken van ondersteuningsaanbod met financiële bijdrage en advies, en subsidies aanvragen en declareren. Ook het programma Jong Leren Eten is geïntegreerd, waardoor scholen eenvoudig initiatieven kunnen financieren zoals een moestuin of educatieve activiteit.
Integraties en automatisering
Het portaal is gekoppeld aan AFAS, waardoor financiële processen zoals factuurverwerking automatisch verlopen. Dit vermindert fouten en bespaart tijd. Tegelijk zijn processen zoals notificaties, aanvraagverwerking en rapportages grotendeels geautomatiseerd, waardoor medewerkers zich kunnen richten op begeleiding in plaats van administratie.
Resultaten en impact
Het platform wordt breed gebruikt binnen het onderwijs en heeft het aanvraagproces sterk vereenvoudigd.
- 4.300 aangesloten scholen
- 5.000 vignetaanvragen, waarvan 3.000 goedgekeurd
- 250.000 beantwoorde vragen
- 500.000 verstuurde mailnotificaties
Scholen kunnen hierdoor zelfstandig en gestructureerd aanvragen indienen, terwijl de organisatie efficiënter werkt en minder afhankelijk is van handmatige processen.
Conclusie
Mijn Gezonde School laat zien hoe een selfservice-portaal complexe processen kan vereenvoudigen. Door automatisering en integraties te combineren ontstaat een schaalbaar platform dat daadwerkelijk werk uit handen neemt.
Veelgestelde vragen.
Scholen kunnen vignetten, subsidies en ondersteuningsaanbod aanvragen en hun voortgang beheren.
Scholen vullen vragenlijsten in, waarna beheerders deze beoordelen en eventueel feedback geven.
Financiële processen verlopen automatisch, wat tijd bespaart en fouten vermindert.
Ook een selfservice-portaal ontwikkelen?
Werk je met complexe aanvraagprocessen en veel gebruikers? Een selfservice-portaal kan zorgen voor efficiënter beheer en minder handmatig werk.
Andere inspiratiebronnen
Case
Slim contentbeheer voor gemeenten: altijd actuele website zonder extra werk
Hoe houd je honderden pagina’s op je gemeentewebsite actueel, zonder dat de webredactie overbelast raakt? Vijf gemeenten stonden voor deze...
Case
Vastgoed Nederland: samen sterker in de vastgoedmarkt
Vastgoed Nederland (voorheen VBO) wilde leden beter verbinden, de kennisuitwisseling stimuleren en de betrokkenheid bij de vereniging vergroten. Samen met...
Case
Vernieuwde online leeromgeving voor Special Heroes
Stichting Special Heroes Nederland zet zich in voor de sociale, mentale en fysieke ontwikkeling van mensen met een beperking. Om...