Woo-portaal voor gemeenten.
Eenvoudig en snel informatie publiceren volgens de Wet open overheid, met optionele koppeling naar de OpenWoo.app van Conduction.
Gemeenten zijn verplicht om Woo-verzoeken openbaar te maken op hun website. Maar het handmatig invoeren, publiceren én aanleveren aan de Woo-index kost vaak veel tijd.
Met het Woo-portaal publiceer je Woo-verzoeken eenvoudig en volledig automatisch. Gebruiksvriendelijk voor medewerkers, toegankelijk voor inwoners.
Transparantie op orde met het Woo-portaal.
De uitdaging.
De Wet open overheid (Woo) verplicht gemeenten om transparant te zijn over besluiten en documenten, ook bij klachten en informatieverzoeken van inwoners. In de praktijk zorgt dat voor flinke uitdagingen. Verzoeken moeten snel en correct gepubliceerd worden, en automatisch aangeleverd worden aan de Woo-index.
Gemeenten hebben te maken met grote hoeveelheden documenten en weinig CMS-ervaring bij medewerkers. Het proces is foutgevoelig en kost veel tijd, en wie de deadlines mist, riskeert bezwaarprocedures, bestuurlijke vragen en imagoschade.
De oplossing.
Met het Woo-portaal automatiseer je het publicatieproces en houd je grip op kwaliteit en deadlines. Documenten worden veilig en gestructureerd gepubliceerd én automatisch gedeeld met de Woo-index, of je nu kiest voor je bestaande gemeentesite, een aparte Woo-website of subsite, of een koppeling met de OpenWoo.app van Conduction. Medewerkers hoeven geen CMS-expert te zijn.
In plaats van dagen wachten op handmatige verwerking staat een Woo-verzoek na publicatie automatisch en gelijktijdig op je website en in de landelijke Woo-index. Zo regel je transparantie eenvoudig en professioneel.
Wat is het Woo-portaal?
Het Woo-portaal is een website, onderdeel van je bestaande gemeentesite of een aparte subsite, waarop je Woo-verzoeken overzichtelijk, toegankelijk en volgens de wet publiceert. Die website koppelt met je interne systemen én de landelijke Woo-index. Inwoners kunnen eenvoudig zoeken en filteren op onderwerpen of documenten. Alles is veilig, gebruiksvriendelijk en volledig WCAG-proof.
Yard bouwt en beheert het Woo-portaal en verzorgt de koppeling met de OpenWoo.app van Conduction (opent in nieuw tabblad). De OpenWoo.app zelf is de landelijke, open source oplossing waarmee inmiddels ruim 40 gemeenten hun Woo-verzoeken aanleveren aan de Woo-index. Kies je voor de koppeling, dan combineer je het gemak van het Woo-portaal met een landelijk bewezen aanlevermechanisme.
3 manieren om Woo-verzoeken te publiceren.
Elke gemeente heeft andere systemen en wensen.
Daarom bieden we drie manieren om Woo-verzoeken te tonen:
1. Subsite.
Een eigen Woo-website of subsite, los van de hoofdsite. Kan gekoppeld worden aan de OpenWoo.app van Conduction, of je voert de verzoeken zelf in. Zo werkt gemeente Noordwijk: Woo-verzoeken krijgen een eigen, doorzoekbare omgeving los van de hoofdsite.
2. Via Elasticsearch in zoekresultaten.
De zoekresultaten worden getoond binnen je bestaande gemeentesite, altijd via een koppeling met de OpenWoo.app. Zo werkt gemeente Alkmaar: Woo-verzoeken verschijnen automatisch en doorzoekbaar op de bestaande site, zonder dat de redactie ze los publiceert.
3. Handmatig.
Je voert Woo-verzoeken zelf in, binnen je bestaande publicatiesysteem (bijvoorbeeld OpenPub), zonder koppeling. Zo werkt gemeente Barendrecht: geen koppeling nodig, wel handmatige invoer per verzoek.
Wat een koppeling je gemeente oplevert.
Kies je bij optie 1 (subsite) voor de koppeling met de OpenWoo.app, of bij optie 2 (elastic search), die altijd gekoppeld is, dan publiceer je het Woo-verzoek één keer in je zaaksysteem. De koppeling zorgt dat het automatisch en foutloos verschijnt op zowel je gemeentewebsite als de landelijke Woo-index, zonder los CMS-formulier en zonder dat iemand nog op een deadline hoeft te letten.
Bovendien gebruik je met de OpenWoo.app een oplossing die al door ruim 40 gemeenten wordt gebruikt, in plaats van maatwerk. Kies je toch voor optie 3 (handmatig), dan mis je dit gemak en blijf je zelf verantwoordelijk voor elke stap.
Hoe werkt een Woo-portaal?
Rechtstreeks via het formulier.
Medewerkers vullen een eenvoudig formulier in met gegevens over het Woo-verzoek: onderwerp, kenmerk, data en bijlagen. De informatie wordt automatisch doorgestuurd naar het CMS en direct gepubliceerd, of eerst als concept geplaatst voor controle. Na publicatie worden documenten automatisch aangeboden aan de landelijke Woo-index, zonder extra handelingen.
Via het zaaksysteem, gekoppeld met de OpenWoo.app.
Je publiceert het Woo-verzoek gewoon in je eigen zaaksysteem. De OpenWoo.app van Conduction haalt de informatie daar automatisch op en plaatst deze vervolgens zowel in het landelijke, openbare systeem (de Woo-index) als op de gemeentewebsite. Je voert de informatie dus maar één keer in, op de plek waar je toch al werkt, en gebruikt die op meerdere plekken.
De Woo-verzoeken worden centraal opgeslagen in het CMS en via een API getoond op de website.
Hoe gemeenten en semioverheidsorganisaties het verschil maken met Yard.
Gemeente Noordwijk.
“Wij vinden het vooral belangrijk dat wij een betrouwbare partner hebben die afspraken nakomt, goed bereikbaar is, meedenkt, veiligheid belangrijk vindt en meedenkt bij zaken zoals wet- en regelgeving en bestuurlijke controle. Lang verhaal kort: wij zitten bij Yard goed op onze plaats.”
Arjan Duijndam, Informatieadviseur Digitale Communicatie en Dienstverlening bij gemeente Noordwijk
Veelgestelde vragen over een Woo-portaal.
Het Woo-portaal is een digitale oplossing waarmee gemeenten Woo-verzoeken eenvoudig kunnen publiceren op hun website en automatisch aanleveren aan de Woo-index.
Nee, medewerkers vullen een gebruiksvriendelijk formulier in. De informatie wordt automatisch doorgestuurd naar het CMS of eerst als concept geplaatst.
Ja, gepubliceerde Woo-verzoeken worden automatisch geconverteerd en doorgestuurd naar de landelijke Woo-index. Handmatige aanlevering is niet nodig.
Bestanden kunnen gekoppeld worden vanaf een externe schijf, zonder het CMS te belasten. Een koppeling met Nextcloud is in ontwikkeling.
Hoe kunnen we jouw organisatie helpen digitaliseren?
Gemeenten en semioverheden staan vaak voor digitale vraagstukken die direct invloed hebben op inwoners en maatschappelijke processen. Gelukkig sta je er niet alleen voor, want één van onze experts staat voor je klaar om met je mee te denken.
Samen maken we beleid concreet, zetten we de juiste stappen en zorgen we voor oplossingen die werken voor jouw organisatie én de samenleving.
