Welke trends spelen in verenigingsland als het gaat om communicatie met leden? Communitystrateeg Mathijs Vleeming van Yard legt het uit.
Meerrichtingsverkeer het hele jaar door
“In de contacten met onze opdrachtgevers, veelal middelgrote verenigingen, zien we een duidelijke verandering in de communicatie gedurende het jaar. Voorheen was het eenrichtingsverkeer, vanuit het verenigingsbestuur naar de leden. Nu zien we dat leden behoefte hebben om het hele jaar door kennis te delen en met elkaar in contact te staan.
Congressen zijn traditioneel het beste platform om leden met elkaar te verbinden, kennis te delen en in gesprek te gaan met leden. Toch is de belangrijkste verandering van de afgelopen jaren dat verenigingen steeds vaker kiezen voor meerrichtingsverkeer. En om verbinding, interactie en kennisdeling tussen leden het hele jaar door te faciliteren. Dat doen ze met een digitaal platform.
Het jaarlijkse evenement of congres was voor veel verenigingen het belangrijkste communicatiemiddel, maar de pandemie gooide roet in het eten. Verenigingen kozen gedwongen voor een online evenement. Nu organiseren verenigingen weer steeds vaker een fysiek evenement. Tegelijkertijd zijn ook de online evenementen nog erg gangbaar.
Die combinatie is niet altijd succesvol. We zien dat de leden minder vaak aanwezig zijn op fysieke evenementen. Ze zijn inmiddels helemaal gewend om dingen op afstand te doen en bijvoorbeeld remote te werken. Ook zien we dat de budgetten om te reizen na de pandemie zijn verkleind. Daardoor zijn verenigingen erg zoekende naar de juiste mix van on- en offline. En hoe ze relevant blijven voor hun leden.”
Hybride evenementen organiseren
“Veel verenigingen experimenteren met een hybride evenement: een evenement met zowel een online als een fysiek gedeelte. Dat blijkt een logistieke nachtmerrie te zijn. Want dan is het alsof je twee evenementen in één keer organiseert.
Ik zag laatst een mooie oplossing van het The World Fysiotherapy Congress voorbijkomen. Die organiseerden begin juni een fysiek congres en besloten om het online gedeelte van hun congres eind juni te laten plaatsvinden. Tijdens dat tweede evenement zonden ze een opname uit met daarna een live vraag-en-antwoordsessie met de spreker.
Ze ontdekten dat degene die fysiek aanwezig waren bij het eerste evenement, opnieuw deelnamen aan het tweede (online) event. Omdat ze sessies hadden gemist, of omdat ze nog vragen wilden stellen aan de spreker.”
Tips voorafgaand en na afloop van een evenement
“Dus hoe kun je nu als vereniging meer uit je evenementen halen? Denk na over wat je voor en na het evenement doet. Maak bijvoorbeeld je evenement aantrekkelijker door vooraf te vragen aan je leden: wat zijn onderwerpen die spelen? Voor welke uitdagingen staan jullie die wij kunnen behandelen op het komende congres? Of over welke onderwerpen willen jullie experts of sprekers horen op het evenement?
Het is ook interessant om je deelnemers van tevoren met elkaar in contact te brengen, te laten netwerken en verbinding te maken met mensen die ze willen ontmoeten op het evenement. Stel en beantwoord ook (logistieke) vragen als: hoe bereid ik me voor op het evenement? Wat heb ik nodig? Waar kan ik parkeren? Wat is een goed restaurant? Wat is de dresscode? Hiermee bied je extra service aan de deelnemers, ontlast je je organisatie en maak je het evenement waardevoller voor deelnemers.
Bovendien creëer je FOMO (Fear of Missing Out) voor diegenen die niet naar het evenement gaan. Daardoor zullen ze (de volgende keer) wellicht toch aanwezig zijn.
Na afloop van een evenement kun je vraag-en-antwoordsessies doen met sprekers. Vraag bijvoorbeeld de spreker een week lang online (asynchroon) vragen te beantwoorden over hun sessie, eventueel begeleid met een opname en/of blogpost over die sessie. Door deze informatie beschikbaar te stellen op je platform, is die voor iedereen toegankelijk .
Bovendien kun je de informatie dan structureren en aan bepaalde thema’s koppelen. Dan is het ook vindbaar voor mensen die niet op het congres waren. Zelfs maanden of een jaar na afloop van het congres. Dit maakt kennis veel toegankelijker voor al je leden.”
‘Flip the classroom’
“Leden waren gewend om kennis tijdens congressen relatief passief aan te horen -net als in een klas die naar de juf luistert. Om vervolgens thuis huiswerk te maken.
Uit onderzoek blijkt dat passief leren, zoals luisteren naar lezingen of lezen, minder effectief is dan actief leren. Deelnemend leren kan door materiaal te bespreken, toe te passen of te leren aan anderen (The Learning Pyramid).
Eigenlijk kunnen we dat passieve leren heel goed online doen. Het is juist interessant om dat huiswerk interactief in groepsvorm en in persoonlijk contact met elkaar te doen. Dat noemen we ‘flip the classroom’.
We zien dat verenigingen hier behoorlijk mee experimenteren. Daar heb je een platform voor nodig waartoe leden het hele jaar door toegang hebben. Waarbij de informatie beschikbaar en open blijft. En niet zoals bij eventsoftware, de informatie na een bepaalde tijd offline wordt gehaald. Daarmee verlies de verbinding en de kennis die deelnemers hebben gedeeld.”
De vereniging in je broekzak
“Als je als vereniging aan een online community wilt bouwen, is het goed te weten wat we daarmee bedoelen. Community is een buzzword en kent verschillende definities. Wij zien het verschil tussen een community en een netwerk als volgt: een community is een gevoel. Een gevoel van saamhorigheid, identiteit en ondersteuning. Dit gevoel is gebouwd op vertrouwen, gedeelde waarden en een gemeenschappelijk belang. Door dat gevoel ben je sneller bereid om bij te dragen en elkaar te steunen. Een community is altijd een netwerk, maar een netwerk is niet altijd een community.
Verenigingen die willen starten met het bouwen aan een online community, doen er goed aan om na te denken over hun doel. Wil je dat leden elke dag inloggen op jouw platform, actief deelnemen en met elkaar een emotionele band opbouwen? Of is je doel om een sterker netwerk te bouwen en op relevante manieren kennis te delen?
Wat je doel ook is, een digitaal platform helpt om leden op een veilige en centrale plek samen te brengen. Het stelt je in staat kennis makkelijker te delen en vormt een krachtig communicatiemiddel dat vele losse e-mails bespaart. Bovendien verzamel je data van en over je leden. Daardoor kun je relevanter met ze communiceren. En dat laatste kan niet onderschat worden, want verenigingsleden en vrijwilligers hebben vaak een fulltime baan naast hun lidmaatschap.
Als ze dan op zoek zijn naar specifieke informatie of een vraag hebben, is het ontzettend fijn als je die efficiënt kan beantwoorden. Wij noemen dat ‘de vereniging in je broekzak’. Want met een platform heb je altijd en overal toegang tot je vereniging. En tot de kennis en het netwerk dat je helpt vinden wat je zoekt.”
Lees ook: verenigingen als bruggenbouwers – de belangrijkste taak is ontmoeten en verbinden.
Hoe start je met bouwen aan een online community?
“Verenigingen die starten met een platform beginnen vaak met dezelfde soort functionaliteit. Daarbij gaan ze uit van het ondersteunen van bestaande behoeften en processen. Of ze beantwoorden deze simpele vraag: hoe kunnen leden elkaar helpen?
Het is belangrijk om bij het woord ‘community’ niet direct heel groot te denken. Want dan maak je het misschien te moeilijk, vraagt het te veel investering en dan wil je wellicht teveel tegelijkertijd.
Het geheim van slim starten, is juist klein beginnen. En denk in een platformmodel. Lang niet iedere groep mensen die actief is op een ‘communityplatform’ is een community. Vaak is het samenbrengen van vraag en antwoord of vraag en aanbod al een flinke stap. Het creëren van een online community is een hoger doel. Het gaat erom mensen samen te brengen en leden te faciliteren elkaar te helpen.
Hoe kun je nu klein beginnen? Dat kan bijvoorbeeld met werkgroepen en vraag & antwoord.”
Werkgroepen
“Meestal hebben verenigingen al bestaande processen en samenwerkingsverbanden. Waar we vaak mee beginnen, is het digitaal ondersteunen van werkgroepen en commissies. Vaak gebruiken ze gefragmenteerde tools om samen te werken. Communiceren gaat per e-mail, met dropboxbestanden en andere online tools. Dit kun je als vereniging veel efficiënter ondersteunen. Dat doe je door een centrale, veilige en interactieve plek om samen te werken aan te bieden. Een plek waar je leden documenten delen, datumprikkers gebruiken en (online) evenementen organiseren. Werkgroepen zijn een heel logisch begin omdat het een bestaande behoefte is van leden. En die kun je gewoon beter ondersteunen.”
Vraag & antwoord
“Een andere manier om klein te beginnen is het stellen van vragen en geven van antwoorden aan de hand van thema’s. Leden willen elkaar graag helpen of zichzelf profileren als expert. Die thema’s kun je gebruiken om communicatie naar leden te personaliseren. Laat nieuwe leden bij inschrijving op het platform aangeven of ze interesse hebben in deze thema’s of er expert in zijn, en hoe vaak ze erover geïnformeerd willen worden. Op die manier hou je leden met gerichte communicatie op de hoogte aan de hand van de thema’s waarin zij interesse hebben.”
Over verenigingscommunicatie-expert Mathijs Vleeming
Mathijs Vleeming is communitystrateeg en consultant associations bij Yard Digital Agency. Vanuit zijn achtergrond heeft hij veel zicht op veranderingen op het gebied van evenementen en verenigingscommunicatie. Yard Digital Agency is dé online partner voor verenigingen die hun achterban beter willen faciliteren in een steeds digitalere wereld.
Meer tips over slimme digitale oplossingen voor verenigingen?
Neem gerust contact met ons op. Wij denken graag met je mee!