Kennisorganisatie Vilans ontsluit praktijkkennis via een communityplatform

Hoe zorg je er als kennisorganisatie voor dat zorgprofessionals elkaar met hun praktijkkennis verder helpen? Vilans ontwikkelde samen met Yard een communityplatform waarop professionals in de langdurige zorg vragen stellen, ervaringen delen en van elkaar leren. Inmiddels telt het platform 11 communities en bijna 1300 deelnemers. 26% van hen draagt actief bij en vragen krijgen gemiddeld 4 antwoorden. Op die manier maakt Vilans praktijkkennis zichtbaar en direct toepasbaar: “Mensen kunnen elkaar nu makkelijker vinden.”

Over Vilans: kennisorganisatie voor de langdurige zorg

Vilans is de kennisorganisatie voor zorg en ondersteuning in de langdurige zorg, onder meer de ouderen- en gehandicaptenzorg. Vilans maakt kennis vindbaar en toepasbaar voor iedereen die werkt in zorg en ondersteuning. En helpt om die kennis ook echt te gebruiken in de praktijk. Dit doet Vilans door praktijkervaring te combineren met de meest recente wetenschappelijke kennis en inzichten van ervaringsdeskundigen.

De uitdaging: ervaringsgerichte kennis effectief benutten

Vilans ontwikkelt kennis vanuit grote programma’s en doet dat samen met de praktijk. Onder andere via leernetwerken en offlinebijeenkomsten. Die trajecten hebben altijd een vooraf bepaalde doelstelling, bijvoorbeeld meer kennis opdoen over infectiepreventie.

Daarmee bleef iets onbenut, vond Vilans. Franka Dinnissen, senior adviseur kennismanagement bij Vilans, vertelt daarover: “In de hele kennisreis misten we het bottom-up perspectief: kennisontwikkeling vanuit de praktijk zelf, zonder vooraf gestelde doelstelling. We wilden weten aan welke kennis mensen nou echt behoefte hebben. Welke vragen leven er in de praktijk? Waar lopen ze tegenaan bij het toepassen van bestaande kennis? En bij welke vragen kunnen zorgprofessionals elkaar goed verder helpen met hun praktijkgerichte ervaringskennis? Dit gat tussen kennis ontwikkelen en kennis toepassen in de praktijk wilden we dichten via een online community.”

De oplossing: één platform met aparte community’s

Vilans koos voor een platform op basis van de communitysoftware Yunits. Franka licht deze keuze toe: “Wij hadden per thema een aparte community nodig, bijvoorbeeld over dementie en palliatieve zorg. Die communities wilden we wel vanuit één platform opzetten, zodat bezoekers niet naar allerlei losse platformen worden gestuurd. Yard was met Yunits de enige partij die zo’n channeloplossing kon bieden.”

De ontwikkeling van het platform is volledig in afstemming gegaan vertelt Franka: “Samen met Yard hebben we gekeken naar wat wij als organisatie nou nodig hebben, welke vorm daar het beste bij past en hoe het een aanvulling vormt op onze bestaande kanalen.”

Vilans Communities in het kort

• Communityplatform met 11 communities (channels). Nieuwe maakt Vilans zelf aan.
• Iedere community heeft een eigen URL en homepage
• De meeste communities tonen op de homepage een sneak preview van de content.
• Iedere community bestaat uit vaste onderdelen zoals vraag & antwoord, nieuwsberichten, agenda en groepen.
• Iedere professional in de langdurige zorg kan zichzelf aanmelden voor het platform.
• Vilans bepaalt per community hoe de toegang verloopt: vrije toegang, na goedkeuring of op uitnodiging.

Via het communityplatform creëert Vilans eenvoudig aparte communities met ieder een heel eigen identiteit. Tegelijkertijd is het beheer gebundeld op één platform. Gebruikers melden zich laagdrempelig aan, terwijl Vilans wel controle houdt over de toegang tot specifieke communities.

Resultaten en impact

Resultaten

• 1297 deelnemers
• 44% logt minimaal 1 keer per maand in
• 26% van de deelnemers draagt actief bij
• Vragen krijgen gemiddeld 4 antwoorden

Impact op organisatie en gebruikers

“Uit ons eigen onderzoek blijkt dat mensen elkaar nu makkelijker kunnen vinden”, vertelt Franka. “Ze weten sneller aan wie ze een vraag kunnen stellen en hun netwerk is groter. Dat horen we ook terug van individuele gebruikers. Bovendien krijgen vragenstellers antwoord vanuit verschillende perspectieven, omdat rond een bepaald thema in de langdurige zorg allerlei functies betrokken zijn. Dat is bijzonder, want congressen of bijeenkomsten zijn vaak gericht op één doelgroep. In een community zien we veel meer rijkheid, in gedachtes, ervaringen en over verschillende domeinen heen.”

“In de community krijgen vragenstellers antwoord vanuit verschillende perspectieven. Dat zorgt voor rijkheid, in gedachtes, ervaringen en over verschillende domeinen heen.”

Franka Dinnissen – senior adviseur kennismanagement bij Vilans

Deze resultaten heeft Vilans behaald door goed na te denken over het proces van kennisdeling. Franka: “Dit vraagt om dedicated communitymanagers die dit goed faciliteren, zodat mensen zich veilig genoeg voelen om iets te delen. Wij leiden onze communitymanagers hier specifiek voor op. Zij zorgen bijvoorbeeld voor goede onboarding, zoeken persoonlijk contact met nieuwe en actieve gebruikers, en hebben intensief contact met ambassadeurs. Ze zorgen dat mensen zich gezien en gehoord voelen, en laten ze merken dat hun ervaring belangrijk is. Mensen zijn zich er vaak niet van bewust, maar elke ervaring kan een belangrijke ervaring zijn die anderen verder helpt.”

Niet alle gebruikers zijn even actief op het platform, maar dat is niet erg. Ook meelezen is waardevol weet Franka: “Meelezen op het platform lost veel latente vragen op. Dat bevestigt onze focusgroep en dat zien we ook in de praktijk. Bijvoorbeeld doordat iemand op een vraag reageert met ‘Oh daar ben ik ook benieuwd naar’.”

Waarde voor Vilans

Vilans zet het communityplatform bewust in als aanvulling op andere kanalen, zoals de website. Het platform is de plek voor kennis die nog nergens is vastgelegd: actueel, praktijkgericht en vanuit de vragen van de professionals. Daarmee voegt het extra, waardevolle kennis toe aan alle andere kennis die Vilans ontsluit.

Volgens Franka sluit dit aan bij een grotere beweging binnen de langdurige zorg: “In de hele langdurige zorg zie je een beweging van ‘wij zorgen voor u’ naar mensen die zelf en met elkaar zorgen. Diezelfde beweging volgen wij in het faciliteren van onze doelgroep: wij zorgen ervoor dat mensen die kennis zelf bij en met elkaar kunnen ophalen.”

Ook praktijkkennis beter ontsluiten?

Wil jij de aanwezige, maar onzichtbare kennis van jouw doelgroep beter benutten? Neem contact met ons op voor een persoonlijk adviesgesprek.

Veelgestelde vragen