Participatieplatform gemeente Rijssen-Holten: samen bouwen aan een oplossing op maat

Participatie is vaak onderdeel van gemeentelijke projecten. Daarom zocht de gemeente Rijssen-Holten naar een participatieplatform waar projecten en participatiemogelijkheden samenkomen. Yard ontwikkelde een flexibel participatieplatform waarop inwoners direct zien welke projecten er lopen, op welke momenten zij kunnen meedenken en waarop ze ideeën voor hun leefomgeving kunnen indienen. Omdat het platform continu wordt doorontwikkeld, blijft het aansluiten bij wat de gemeente in de praktijk nodig heeft: “Wij geven onze wensen aan en Yard denkt mee over de mogelijkheden.”

Over gemeente Rijssen-Holten

Rijssen-Holten is een gemeente van ruim 39.000 inwoners in de provincie Overijssel. De gemeente ontwikkelt de gemeentewebsite en digitale dienstverlening binnen het Open Webconcept. Binnen dit samenwerkingsverband werken gemeenten en leveranciers praktisch samen om doorontwikkeling, flexibiliteit en continuïteit van hun digitale dienstverlening te realiseren.

De uitdaging: participatie en projecten goed vindbaar maken

Wouter Swam, adviseur inwonerbetrokkenheid bij gemeente Rijssen-Holten, vertelt over de achtergronden van het participatieplatform: “Als gemeente willen wij dat inwoners op een laagdrempelige manier hun ideeën voor de samenleving met ons kunnen delen en daarover in gesprek gaan. Zo werken we aan een vertrouwensband tussen overheid en samenleving. Participatie gebeurde al wel, maar we hadden er nog geen goede online mogelijkheden voor.”

Tegelijkertijd zocht Lesley Oljans Klaassen, adviseur online communicatie bij gemeente Rijssen-Holten, samen met een collega naar een andere manier om projecten te tonen: “Wij hadden de wens om de projecten op een overzichtelijke manier te tonen en goed vindbaar te maken, bijvoorbeeld via filtermogelijkheden. Bij zo’n 98% van die projecten is op een bepaald punt een vorm van participatie mogelijk. Dit wilden we bundelen op één online plek waar alle participatiemogelijkheden goed vindbaar zijn.”

De oplossing: een flexibel participatieplatform

Gemeente Rijssen-Holten koos voor een participatieplatform van Yard. Lesley vertelt waarom: “Veel andere partijen bieden een vast pakket en standaardsjablonen. Daar moet je het dan mee doen. Bij Yard bouwen we samen met andere gemeenten binnen het Open Webconcept aan het participatieplatform en kunnen we er onze eigen invulling aan geven. Er zijn meer mogelijkheden om het participatieplatform te personaliseren en op maat in te richten.”

Techniek

• Open source-website op basis van WordPress
• Digitaal toegankelijk (WCAG 2.2)
• Common Ground-structuur
• Aparte datadienst voor hergebruik van de data
• Slimme zoekfunctie op basis van Elasticsearch

Overzichtelijke projecten

De basis van het participatieplatform is de projecten. Deze zijn goed vindbaar via een overzichtspagina waar bezoekers kunnen zoeken en filteren. Bijvoorbeeld op gebied, type project en of het mogelijk is om te participeren (‘Denk mee’). Ieder project heeft een eigen pagina waar alle informatie overzichtelijk bij elkaar staat. Op deze manier vinden bezoekers projecten eenvoudig terug en lezen snel de belangrijkste informatie.

Laagdrempelig ideeën indienen

Daarnaast dienen bezoekers eenvoudig hun ideeën voor een betere leefomgeving in via het participatieplatform. Dat werkt via een pin op een interactieve kaart en/of een kort formulier. De gemeente kiest zelf wat er gebeurt met de ingediende ideeën: direct publiceren op de website, eerst controleren of geen publicatie (dan zijn ze alleen zichtbaar in het CMS). Zo is de drempel om ideeën in te dienen laag, terwijl de gemeente de controle behoudt.

Regie over reacties

Bezoekers kunnen via de button ‘mee eens’ hun steun uitspreken voor een idee. Ook kunnen zij een reactie geven via een poll of een invulveld. Deze participatiemogelijkheden kan de gemeente ook inzetten voor projecten. Reacties zijn via het CMS aan te passen. Bovendien kunnen bezoekers niet op elkaar reageren. Op deze manier houdt gemeente Rijssen-Holten de regie over de publieke discussie.

Resultaten & impact: drempelloos participeren

Lesley vertelt wat het platform oplevert: “Participatie is nu transparanter dan voorheen. Voordat we dit platform hadden, konden inwoners participeren via bijvoorbeeld mail of een reactiepanel voor inwoners. Maar dat was ook een drempel om mee te doen. Die drempels zijn nu veel lager.”

“Participatie is nu transparanter dan voorheen en de drempel is lager”

Lesley Oljans Klaassen, gemeente Rijssen-Holten

Doorontwikkelen en finetunen

Op dit moment staat het gebruik van het platform nog in de kinderschoenen. De komende maanden gaat Wouter aan de slag om het platform een flinke impuls te geven: “We zijn bezig om alle projecten over te zetten naar het nieuwe platform, voorbeeldideeën toe te voegen en gesprekken te voeren met initiatiefnemers. We willen dat alles zo duidelijk mogelijk is voor inwoners. Dat is een continu proces van optimaliseren.”

Soms blijkt in de praktijk dat er een aanpassing nodig is aan het participatieplatform. Wouter: “We merkten dat het handig is om ideeën een status te kunnen geven, bijvoorbeeld ‘in behandeling’ of ‘gerealiseerd’. Dan geven we dat aan bij Yard en denken jullie mee over de mogelijkheden. Zo finetunen we het platform en onze werkwijze gaandeweg.”

Over de samenwerking: “Korte lijnen”

Lesley en Wouter zijn beide enthousiast over de samenwerking met Yard. Wouter: “Heel veel dingen kunnen we zelf aanpassen op het participatieplatform. Daarvoor hoeven we niet bij jullie aan te kloppen. Maar als er een complexere aanpassing nodig is, helpen jullie ons snel. Dat is gewoon fijn.”

Lesley vult aan: “Wij hebben allerlei ideeën. Als een idee technisch niet blijkt te kunnen, dan denkt Yard mee hoe we op een andere manier hetzelfde kunnen bereiken. Zoals laatst toen ik met 2 collega’s bij jullie op kantoor was om te sparren over de kaartmodule. Samen met projectmanager Anouk, UX-expert Sven en twee developers die daadwerkelijk aan de kaartmodule werken, hebben we onze ideeën besproken. Daar zijn een paar concrete verbetervoorstellen uitgekomen. Dat schakelde heel prettig, omdat de inhoudelijke kennis gewoon aan tafel zat.”

Ook een participatieplatform dat past bij jouw gemeente?

Wij denken graag met je mee over de beste invulling voor jouw gemeente.

Veelgestelde vragen over een participatieplatform