Slim contentbeheer voor gemeenten: altijd actuele website zonder extra werk

Hoe houd je honderden pagina’s op je gemeentewebsite actueel, zonder dat de webredactie overbelast raakt? Vijf gemeenten stonden voor deze uitdaging. In samenwerking met Yard ontwikkelden zij een krachtige uitbreiding op de bestaande inhoudseigenarenmodule. Deze geautomatiseerde oplossing maakt contentbeheer eenvoudiger en efficiënter. Het resultaat: een slim hulpmiddel dat eigenaarschap borgt, en controlemomenten en opvolging automatiseert. Zo blijft informatie op de gemeentewebsite altijd actueel, zonder extra werk voor de webredactie.

Co-creatie binnen het Open Webconcept

De gemeenten Hof van Twente, Pijnacker-Nootdorp, Lansingerland, De Fryske Marren en Moerdijk werken actief samen binnen het Open Webconcept. Binnen deze community delen gemeenten techniek, kennis en ontwikkelkosten. Zij delen dezelfde basis (open source). Daardoor kunnen oplossingen die voor één gemeente zijn gebouwd, gemakkelijk worden ingezet door andere gemeenten. Zo wordt digitale dienstverlening toegankelijk, betaalbaar en toekomstbestendig.

Uitdaging: contentbeheer binnen gemeenten stroomlijnen

Binnen gemeenten ligt de inhoudelijke controle van webpagina’s bij inhoudseigenaren, zoals beleidsmedewerkers of vakspecialisten. De webredacteur zorgt voor de schrijfkwaliteit, digitale toegankelijkheid en publicatie. Webredacteuren zijn dus sterk afhankelijk van de input van de inhoudseigenaren.

Om inhoudseigenaren per pagina vast te leggen gebruiken de 5 gemeenten de inhoudseigenarenmodule. Maar in de praktijk liep contentbeheer op de gemeentewebsites moeizaam en kostte het de webredacties veel tijd. Dit kwam doordat:

• Elke inhoudseigenaar toegang moest hebben tot het CMS en ermee moest kunnen werken.
• Webredacties moesten achter ontbrekende controles aan.
• Er was geen overzicht van controledatums en status. Dit moesten ze per pagina bekijken.

De 5 gemeenten zochten daarom naar een manier om contentbeheer te automatiseren, zonder extra werk voor de webredacties.

Oplossing: een doorontwikkelde inhoudseigenarenmodule

Samen met de 5 gemeenten hebben we de bestaande inhoudseigenarenmodule uitgebreid met nieuwe functionaliteiten. Die vereenvoudigen en automatiseren het beheren van content op gemeentewebsites. Deze opensourcefunctionaliteit is nu beschikbaar voor alle gemeenten binnen het Open Webconcept. Wat is er nieuw?

1. Inhoudseigenaren betrekken zonder CMS-toegang

Inhoudseigenaren ontvangen via e-mail een verzoek tot controle. Zij geven op de website akkoord op de pagina, of geven hun wijzigingen per mail door, zonder dat ze hoeven in te loggen in het CMS. Dit verlaagt de drempel om content te controleren en versnelt het proces.

2. Eigen afzender en tone of voice instellen

Gemeenten bepalen zelf het afzendadres en de tekst van de notificatiemails. Zodat die goed aansluiten bij de eigen communicatiestijl.

3. Automatische controlecycli

In plaats van losse, handmatige controledatums, kunnen gemeenten nu vaste controlemomenten instellen. Bijvoorbeeld elke 6 maanden. De inhoudseigenarenmodule plant automatisch nieuwe controledatums in, wat zorgt voor continuïteit in contentcontrole.

4. Herinneringsmails voor betere opvolging

Reageert een inhoudseigenaar niet? Dan stuurt de inhoudseigenarenmodule na een zelfgekozen termijn automatisch een herinnering. Daardoor blijven er minder taken liggen en hoeft de webredactie hier niet achteraan. Redacteuren kunnen in de BCC worden toegevoegd aan de notificaties, zodat ze hier zicht op houden.

5. Bundelmailing voor meer overzicht en minder ruis

In plaats van losse mails per pagina ontvangen inhoudseigenaren één overzichtsmail met alle pagina’s waarvoor ze verantwoordelijk zijn. De frequentie van deze mails stellen ze zelf in, zodat ze niet overspoeld worden.

6. Extra statussen via e-mail

Inhoudseigenaren geven via e-mail de status van een pagina door. Naast ‘gecontroleerd’ en ‘niet gecontroleerd’ kunnen ze nu ook aangeven dat er een wijziging nodig is of dat ze graag willen overleggen (‘aandacht nodig’). Dat geeft de webredactie waardevolle context en maakt het makkelijker om gericht op te volgen.

7. Centrale overzichtspagina met bulkacties

De webredactie ziet één dashboard met alle contenttypes, eigenaarschap, geplande controledata en verzendstatussen. Bulkacties maken het makkelijk om in één keer grote aantallen pagina’s te beheren. Bijvoorbeeld door in één keer meerdere eigenaren te veranderen of controledatums aan te passen.

8. Ondersteuning KCC via onderwaterscherm

Via de interne velden op de website (onderwaterscherm) is zichtbaar wie de inhoudseigenaar is. Zo kunnen KCC-medewerkers direct naar de juiste persoon doorverwijzen.

Wat leverde het op?

Resultaten

De vernieuwde inhoudseigenarenmodule zorgt voor:

• Efficiënter contentbeheer voor gemeenten en minder handmatig werk
• Betere verdeling van verantwoordelijkheden
• Snellere opvolging door automatische workflows
• Direct inzicht in actuele status van alle pagina’s
• Module beschikbaar voor alle gemeenten binnen het Open Webconcept

Impact op gemeenten en gebruikers

Voor de webredacties betekent de module:

• meer overzicht
• minder losse acties
• duidelijk eigenaarschap per pagina

Voor inhoudseigenaren betekent het een laagdrempelig proces via mail.

Voor inwoners betekent het altijd actuele en betrouwbare informatie op de gemeentewebsite.

De waarde van samen ontwikkelen

De doorontwikkelde inhoudseigenarenmodule laat zien hoe krachtig het Open Webconcept is. Gezamenlijk investeren en kennis delen leiden tot een oplossing die praktisch, schaalbaar en direct inzetbaar is voor de hele community.

Wil jouw gemeente ook contentbeheer professionaliseren?

Wil je weten hoe jouw gemeente slimmer kan omgaan met contentbeheer? Of ben je benieuwd wat er nog meer mogelijk is binnen het Open Webconcept? Neem contact met ons op.

Veelgestelde vragen over de inhoudseigenarenmodule