Uitgebreide zoekfunctie
Afrekenen via persoonlijk budget
Eenvoudig aanbod beheren
De uitdaging: regelingen die inwoners bereiken
Een laptop voor schoolgaande kinderen, een fiets voor woon-werkverkeer, of een sportabonnement om gezond te blijven. Gemeenten willen dit mogelijk maken voor inwoners met een laag inkomen. Toch is het aanvragen en uitvoeren van regelingen vaak ingewikkeld.
Voor inwoners is de weg naar de juiste regeling tijdrovend en onduidelijk. Aanbieders zijn afhankelijk van de gemeente om hun aanbod te beheren, wat het proces traag en omslachtig maakt. Voor gemeenten zelf brengt de uitvoering veel administratieve lasten met zich mee. Zo komen regelingen niet altijd terecht bij de mensen voor wie ze bedoeld zijn.
Eén platform voor inwoners, aanbieders en gemeente
Om dit te doorbreken, kozen Hollands Kroon en Hellendoorn voor een Meedoen-omgeving. Hier komen inwoners, aanbieders en gemeente samen in één overzichtelijke omgeving. Dit platform maakt het aanvragen, aanbieden en beheren van regelingen eenvoudiger, transparanter en efficiënter.
Voor inwoners: zelfstandig en laagdrempelig
Alleen inwoners met een laag inkomen en weinig spaargeld of bezit komen in aanmerking voor een meedoen-budget. De Meedoen-omgeving verlaagt de drempel voor inwoners. De gemeente bepaalt vooraf welke inwoners een budget krijgen en laadt dit in de omgeving. Na inloggen met DigiD zien inwoners hun persoonlijke tegoed, eerdere bestellingen en het volledige aanbod – overzichtelijk gefilterd op thema, leeftijd of aanbieder. Ze kiezen zelf een activiteit of product en rekenen af met hun persoonlijke budget. De aanbieder ontvangt automatisch bericht en handelt het verder af.
De website is voor iedereen toegankelijk. Een duidelijke informatiepagina legt stap voor stap uit hoe het werkt, zodat ook inwoners met minder digitale ervaring makkelijk hun weg vinden.
Voor aanbieders: minder werk, meer regie
Aanbieders – zoals sportclubs of culturele instellingen – beheren hun aanbod in een eigen portaal. Nieuwe aanmeldingen komen direct binnen, het systeem houdt bij hoeveel plekken nog beschikbaar zijn en sluit automatisch als een activiteit vol zit. De gemeente hoeft niet meer als tussenpersoon op te treden, wat veel tijd scheelt.
Een aparte informatiepagina legt aanbieders uit hoe zij met het portaal werken. Dit maakt het proces laagdrempelig en voorkomt dat de gemeente steeds als tussenpersoon hoeft op te treden.
Voor de gemeente: overzicht en controle
Gemeentelijke medewerkers werken vanuit het CMS, waarin zij overzicht houden over alle aanvragen, budgetten en het gebruik van regelingen. Zij kunnen nieuwe regelingen toevoegen, bestaande aanpassen en aanvragen volgen. Daarnaast is het mogelijk om exports te maken voor rapportages en interne analyses. Binnen het accountbeheer wijzen medewerkers regelingen individueel toe aan inwoners.
Er is bewust geen bulk-uploadfunctie. Zo blijft de gemeente zelf aan zet bij het toewijzen van regelingen en behoudt zij volledige regie.
De financiële afdeling van de gemeente zorgt ervoor dat de aanbieders worden betaald. Hiervoor krijgt de afdeling twee keer per week een uitdraai uit het CMS (SEPA-bestand en een PDF). Hierin staan de gegevens die de financiële afdeling nodig heeft om de betaalopdrachten uit te voeren. Zo worden aanbieders snel en foutloos betaald.
Toegankelijk en open source
De Meedoen-website sluit volledig aan op de huisstijl van de gemeente en voldoet aan de toegankelijkheidsnormen WCAG 2.1 AA en EN 301 549. Zo is de omgeving net alleen herkenbaar en gebruiksvriendelijk, maar ook toegankelijk voor iedereen.
Wij ontwikkelden de omgeving binnen het Open Webconcept: een community van gemeenten die samen open source-functionaliteiten ontwikkelen. Doordat de Meedoen-website volledig open source is, kunnen andere gemeenten of organisaties deze eenvoudig hergebruiken.
Extra mogelijkheden
De Meedoen-omgeving kan worden uitgebreid met extra modules, het nul-aanbod en de kaartweergave. Deze uitbreidingen geven gemeenten de mogelijkheid om het platform nog beter af te stemmen op hun lokale situatie en beleidsdoelen.
Nul-aanbod
Niet alle activiteiten of producten kosten geld. Denk aan gratis zwemlessen, informatiebijeenkomsten of toegangskaarten voor een buurtactiviteit. Met het nul-aanbod kunnen inwoners zich onbeperkt inschrijven zonder dat er financiële afhandeling nodig is. Het systeem verwerkt inschrijvingen automatisch en sluit het aanbod zodra de activiteit vol of verlopen is. Dat scheelt de gemeente en aanbieders veel werk, terwijl inwoners direct profiteren van laagdrempelig meedoen.
Kaartweergave van aanbieders
Naast de standaard lijstweergave is er een interactieve kaart waarop inwoners in één oogopslag zien welke aanbieders in hun buurt actief zijn. Dat maakt het zoeken overzichtelijk en praktisch. Een ouder kan bijvoorbeeld meteen zien welke sportverenigingen in de omgeving beschikbaar zijn. Omdat de kaart altijd gecombineerd wordt met een lijstweergave, voldoet deze module ook volledig aan de WCAG-richtlijnen voor digitale toegankelijkheid.
Techniek
- Open source website op basis van WordPress
- Vooraf ingesteld budget per persoon, de hoogte van het budget verschilt per doelgroep
- Exportmogelijkheden voor de financiële afdeling van de gemeente
Benieuwd wat een Meedoen-omgeving kan betekenen voor jouw gemeente?
Laat het ons weten. We denken graag met je mee over een oplossing die echt werkt voor jouw inwoners.
