Best practice: hybride events organiseren.

Tips om hybride events te organiseren

Heb jij ook gemerkt dat tegelijkertijd een online en offline event (een “hybride evenement”) organiseren, nogal een nachtmerrie is qua logistiek? Het is alsof je twee evenementen in één keer organiseert.

Veel verenigingen experimenteren met het format van hun evenementen. Een mooi voorbeeld is het The World Fysiotherapy Congress. Zij organiseerden begin van de maand een succesvol fysiek congres, gevolgd door een online evenement aan het eind van de maand.

Wat ze ontdekten was opmerkelijk: er waren niet alleen nieuwe deelnemers bij het tweede evenement. Ook deelnemers die aanwezig waren bij het eerste (fysieke) evenement, namen opnieuw deel aan het tweede (online) evenement. Waarom? Omdat ze sessies hadden gemist of nog meer vragen hadden voor de spreker.

Experimenteer net als andere verenigingen met hybride events. Geef meer leden de kans om hun kennis te verdiepen en betrokken te blijven.

Meer uit evenementen halen

Traditioneel zijn evenementen en congressen hét communicatieplatform voor verenigingen. Het is het moment waarop het lidmaatschap voor leden tastbaar wordt en verbinding met andere leden plaatsvindt. Door de pandemie werden verenigingen gedwongen om evenementen online te organiseren. Maar nu zien we een sterke terugkeer van fysieke evenementen. Mensen verlangen naar persoonlijk contact en verbinding.

Toch haken leden sneller af en zijn ze gewend geraakt aan werken op afstand. Daarom worstelen verenigingen nu met de vraag: “hoe organiseer ik mijn evenement en hoe verbind ik mijn leden?”

3 tips om als vereniging meer uit je evenementen te halen:

1. Maak je evenement aantrekkelijker door je leden vooraf om input voor het programma te vragen.
2. Vraag ze naar de onderwerpen die spelen en welke uitdagingen zij willen behandelen op het komende congres. Of welke experts en sprekers zij graag willen zien.
3. Na afloop van een evenement kun je vraag-en-antwoordsessies met sprekers organiseren. Stel de spreker bijvoorbeeld voor om een week lang beschikbaar te zijn om vragen te beantwoorden (asynchroon). Dat kan bijvoorbeeld onderdeel zijn van het beschikbaar stellen van opnames van de sessies.

Door deze informatie beschikbaar te stellen op je eigen online platform, blijft het voor iedereen op elk moment toegankelijk.

Over verenigingscommunicatie-expert Mathijs Vleeming

Mathijs Vleeming is communitystrateeg en consultant associations bij Yard Digital Agency. Vanuit zijn achtergrond heeft hij veel zicht op veranderingen op het gebied van evenementen en verenigingscommunicatie.

Lees ook het artikel Verenigen als kerntaak: van events naar community’s.