NL Actief digitaliseert examens met nieuw examenportaal en website

NL Actief, branchevereniging voor erkende sport- en beweegbedrijven in Nederland, neemt jaarlijks ruim 2.000 examens af op 180 locaties. Met meer dan 26.800 studenten in het systeem en 320 actieve gebruikers is examinering een kernonderdeel van de organisatie.

Het bestaande proces verliep grotendeels via e-mail en handmatige invoer in een zelfontwikkeld softwaresysteem. Dat systeem had zijn technische grenzen bereikt, terwijl de onderliggende data essentieel waren voor de continuïteit van de organisatie.

Yard ontwikkelde een nieuw examenportaal, een examentool en een volledig vernieuwde website met ledenomgeving. Daarmee beschikt NL Actief nu over één geïntegreerde digitale omgeving waarin examens efficiënter worden verwerkt en beheerd.

NL Actief als branchevereniging voor sport- en beweegbedrijven

NL Actief ontwikkelt samen met de branche competentieprofielen en toetsingscriteria voor fitnessinstructeurs en bewegingsdeskundigen. De diploma’s gelden als kwaliteitsstandaard binnen sport- en bewegingscentra in Nederland.

Een betrouwbaar en efficiënt examenproces is daarmee direct verbonden aan de positie van NL Actief binnen de sector.

Een examenproces met oplopende administratieve druk

Voor de digitalisering verliep het proces als volgt:

• Opleiders dienden examenverzoeken per e-mail in
• Medewerkers voerden deze gegevens handmatig in
• Examenresultaten werden afzonderlijk verwerkt
• Diploma’s werden los gegenereerd

Bij ruim 2.000 examens per jaar leidde dit tot een aanzienlijke administratieve belasting. Het systeem ondersteunde het proces, maar automatiseerde het niet.

Tegelijkertijd bevatte het oude softwaresysteem alle belangrijke historische gegevens. Een overstap naar een nieuw platform moest daarom zonder dataverlies plaatsvinden.

Maatwerk examenportaal voor geautomatiseerde workflows en datamigratie

Samen met NL Actief is eerst een volledige analyse uitgevoerd van de gegevens in het bestaande systeem. Relevante data zijn geëxporteerd en gecontroleerd geïmporteerd in het nieuwe platform. Daarmee werd een naadloze overgang gerealiseerd.

Het nieuwe examenportaal is ingericht rondom de verschillende gebruikers:

• Opleiders
• Docenten
• Examinatoren
• Beheerders

Elke rol beschikt over een persoonlijk dashboard met relevante toptaken. Examenaanvragen verlopen via self-service en notificaties sturen gebruikers automatisch aan op openstaande acties.

Hierdoor is het traject van aanvraag tot diplomering digitaal gestroomlijnd.

Examentool voor directe verwerking van examenresultaten

De examentool is volledig responsive en maakt het mogelijk om examenresultaten direct op locatie te verwerken. Hierdoor wordt de tijd tussen afname en administratieve verwerking aanzienlijk verkort en wordt dubbele invoer voorkomen.

Geautomatiseerde diplomageneratie in PDF

Diploma’s worden automatisch gegenereerd in PDF-formaat. Beheerders kunnen deze in batches exporteren en verstrekken. Dit bespaart structureel tijd binnen de examenadministratie en vermindert handmatige handelingen.

Nieuwe website met beveiligde ledenomgeving

Naast het examenportaal realiseerde Yard een volledig vernieuwde website inclusief beheeromgeving.

De website presenteert het aanbod van NL Actief helder en actiegericht. Leden hebben via een beveiligde inlog toegang tot het afgeschermde ledennet, waar zij relevante gegevens beheren.

Website en examenportaal functioneren als één samenhangende digitale infrastructuur.

Wat dit concreet heeft opgeleverd

Cijfers

• 2000+ examens verwerkt
• 26.800+ studenten geregistreerd
• 180 examenlocaties actief
• 320 gebruikers binnen het portaal

Organisatorische impact

• Minder handmatige invoer
• Efficiëntere verwerking van examenaanvragen
• Snellere registratie van examenresultaten
• Geautomatiseerde diplomageneratie
• Behoud van historische data bij systeemovergang

Door digitalisering is het examenproces minder afhankelijk van handmatige stappen en beter ingericht op het huidige volume.

Ook je examen- of certificeringsproces digitaliseren?

Werk je met examens, accreditaties of certificeringen en wil je processen efficiënter inrichten? Yard ontwikkelt maatwerkportalen die administratieve stappen verminderen en digitale samenhang creëren. Neem contact op om de mogelijkheden te bespreken.